Paperless rewolucjonizuje najem nieruchomości

  •   10 października 2023

 

Coraz więcej firm zaczyna odchodzić od tradycyjnego sposobu przepływu dokumentów i stawiać na cyfryzację. Nie omija to również branży nieruchomości, w tym rynku najmu mieszkań. Klienci mogą obejrzeć, a nawet wynająć lokal przebywając fizycznie na drugim końcu świata. Wciąż stanowi to jednak w tym sektorze przewagę konkurencyjną.

Zorientowani na cyfryzację

Według raportu Digital Poland “Paperless 2021” aż 84 proc. Polaków wskazuje, że panująca w Polsce biurokracja oraz “papierologia” są istotnym problemem i strategicznym wyzwaniem. Większość respondentów badania, wskazując na pozytywne aspekty cyfryzacji, skupia się przede wszystkim na jej prostocie, wygodzie, czy względach ekologicznych. Co istotne, aż 45 proc. ankietowanych deklaruje, że korzysta lub korzystało z takich rozwiązań – zarówno w sferze prywatnej, jak i zawodowej. Jesteśmy więc zaznajomieni i pozytywnie nastawieni do idei paperless, a ta z biegiem czasu zaczyna zataczać coraz szersze kręgi. Wskazują na to twarde dane przedstawiane przez Digital Poland – 77 proc. Polaków wie, czym jest podpis elektroniczny, 70 proc. słyszało o tożsamości cyfrowej, a 65 proc. potrafi powiedzieć, co oznacza cyfrowy obieg dokumentów. Nie dziwi więc, że kolejne firmy wprowadzają lub zamierzają wprowadzać takie rozwiązania, chociaż jeszcze jakiś czas temu był to dla nich temat drugorzędny – Nasza firma praktycznie od samego początku istnienia korzysta z rozwiązań typu paperless. Wprowadziliśmy je, gdyż zależało nam na ograniczeniu wytwarzania ogromnych ilości dokumentów. Dostrzegamy w tym jednak nie tylko aspekty proekologiczne, ale przede wszystkim wygodę zarówno dla naszych klientów, jak i pracowników – mówi Adrianna Modzelewska, IT Product Owner w LifeSpot.

Konkurencyjny najem

Polskie przedsiębiorstwa odchodzą od papieru lub mają zamiar to zrobić w najbliższym czasie. Ten trend zyskał na znaczeniu szczególnie podczas pandemii COVID-19. To właśnie wtedy pośród kadr zarządczych zaczęło kiełkować przekonanie, że cyfrowy obrót dokumentami to opcja warta przetestowania. Głównie ze względu na fakt, że jest to rozwiązanie sprawniejsze, wygodniejsze i dużo szybsze, aniżeli tradycyjne drukowanie, podpisywanie i konieczność fizycznej obecności klienta w biurze. Digitalizacja w kolejnych miesiącach sukcesywnie zyskiwała na popularności i dziś jej powszechność potwierdzają dane. Jak wynika z badań firmy Canon, przeprowadzonych pod koniec 2022 r., zastępowanie tradycyjnego obiegu dokumentów cyfrowymi usługami zamierza w przyszłości zrealizować niemal 34 proc. ankietowanych podmiotów. 28 proc. badanych deklaruje zaś, że od dłuższego czasu korzysta już z cyfrowego przepływu akt, a kolejne 16 proc. podkreśla, że sięgnęła po takie usługi właśnie podczas pandemii. Zjawisko wdrażania paperless nie omija również branży nieruchomości, w tym rynku najmu mieszkań. W niektórych firmach klienci za pomocą wideorozmowy mogą nie tylko obejrzeć interesujące ich lokum, ale też podpisać zdalnie wszelkie formalności związane z najmem.

W LifeSpot już na etapie wyboru mieszkania proponujemy naszym klientom prezentację lokalu za pomocą wideokonferencji, jeżeli stawienie się na miejscu nie jest możliwe. Cały proces najmu i obsługa klienta zostały zdigitalizowane. W tym celu podjęliśmy współpracę z firmami oferującymi dostęp do nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Każdy potencjalny najemca przechodzi weryfikację poprzez aplikację simpl.rent, dzięki której potwierdzamy tożsamość i wypłacalność klientów. Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy rezerwacyjnej, do której link wysyłamy mailowo. Umowa jest podpisywana online w formie  dokumentowej za pomocą wygenerowanego kodu – co ważne klient nie potrzebuje do tego posiadania podpisu elektronicznego. Również w dniu wprowadzania się, gdy najemca pojawia się w naszej nieruchomości, wszystkie dokumenty tj. docelową umowę czy protokół zdawczo-odbiorczy podpisuje się w wersji elektronicznej. Nie tylko sam proces najmu, ale również obsługa mieszkańców odbywa się online. Dzięki dedykowanemu portalowi klienci mają dostęp do swoich umów, faktur czy rozliczeń zużycia mediów, a także wszystkich informacji od zarządcy budynku – mówi Adrianna Modzelewska i dodaje –To niezwykle wygodne rozwiązanie zwłaszcza wśród zagranicznych klientów, którzy kontaktują się z nami nie tylko z państw Europy, ale też z Wenezueli czy Etiopii.

Paperless staje się rozwiązaniem coraz bardziej popularnym w różnych gałęziach gospodarki, a rynek najmu mieszkań nie jest tutaj wyjątkiem. Pozytywne nastawienie  klientów i pracowników, większa transparentność, bezpieczeństwo transakcji,  a także kwestie ekologiczne, sprawiają, że w najbliższych latach trend ten będzie jeszcze bardziej przybierał na sile, rewolucjonizując niejako cały proces wynajmu nieruchomości.