Agile w PR, czyli jak praktyki z IT przenieść do innej branży?

  •   6 lutego 2024

Public Relations jest obszarem usług, w którym oczekiwania klientów, trendy rynkowe, stosowane narzędzia i metody szybko (i często) się zmieniają. W jaki sposób działać w takim środowisku, aby dostarczać jak najlepsze usługi firmom, z którymi agencje te współpracują? Odpowiedź na to pytanie znalazła branża IT, wprowadzając pojęcie zwinności (ang. Agile), z którego narodziło się wiele metod i praktyk. 

Czym jest zwinność i w jaki sposób jej zasady mogą być wykorzystane w codziennej pracy agencji Public Relations? O tym przeczytacie w poniższym wpisie. 

 

Definicja zwinności

Zwinność, a właściwe zwinne myślenie to swego rodzaju przekonania i drogowskazy. Pozwalają one na poradzenie sobie w praktycznie każdej sytuacji, zarówno tej zawodowej, jak i prywatnej. Przez niektórych zwinność jest postrzegana nawet jako pewien rodzaj filozofii.

Pojęcie Agile narodziło się wraz z Manifestem Zwinnego Myślenia (ang. Agile Manifesto) oraz towarzyszącymi mu 12 Zasadami Zwinnego Tworzenia Oprogramowania (ang. Twelve Principles of Agile Software) w 2001 roku. Na potrzeby tego wpisu skoncentrujemy się głównie na tym drugim aspekcie, odnosząc go do codziennej pracy w branży PR. 

 

🔸 Zasada #1 Priorytetem jest zadowolenie klienta dzięki wczesnemu i ciągłemu wdrażaniu wartościowego oprogramowania.

Pierwsza z zasad mówi o konieczności, aby zespół pracujący nad danym produktem był pewien, że to, nad czym pracuje, rzeczywiście spełnia potrzeby klienta. Istotne jest także szybkie dostarczanie produktu, aby klient mógł go natychmiast używać. Celem tego podejścia jest uniknięcie zbędnych opóźnień, które zazwyczaj generują koszty, a także szansa na uzyskanie cennej informacji zwrotnej, wspomagającej dalszy rozwój projektu.

Podczas współpracy z klientem, na przykład przy opracowywaniu strategii komunikacji, warto skupić się na wczesnym zrozumieniu rzeczywistych potrzeb zleceniodawcy. Dzięki temu możemy stworzyć spersonalizowany produkt. Kluczowe jest prezentowanie roboczych wersji strategii klientowi w odpowiednio szybkim tempie, aby zdobyć feedback, który stanowi bezcenne źródło informacji potrzebnej do dalszej pracy.

 

🔸 Zasada #2 Bądźcie gotowi na zmiany wymagań nawet na późnym etapie rozwoju produkty. Procesy zwinne wykorzystują zmiany, aby zwiększyć konkurencyjność klienta na rynku.

Zwinność zakłada, że wymagania dotyczące projektu czy produktu będą się zmieniać w czasie. Zmiany lub nowe pomysły nie powinny być traktowane jako problem, lecz jako możliwość udoskonalenia, tak aby dostosować daną rzecz do zmieniającego się otoczenia i trendów na rynku.

Zdarzają się sytuacje, w których klient ma uwagi dotyczące np. grafik czy materiałów na social media, które są już w pełni gotowe, a ich zmiana wymaga dużego nakładu pracy. Warto spojrzeć na takie sytuacje w kontekście tego, że zmiany na późnym etapie projektu są akceptowalne i świadczą o tym, że jesteśmy otwarci na uwagi klienta, co z pewnością przyniesie korzyści w przyszłości. 

 

🔸 Zasada #3 Dostarczajcie funkcjonujące oprogramowanie często, w kilkutygodniowych lub kilkumiesięcznych odstępach. Im częściej, tym lepiej.

Istotą zwinnego podejścia jest regularne dostarczanie wartości klientowi w krótkich iteracjach, zwanych na przykład Sprintami. Dzięki temu prace związane z projektem można skutecznie kontrolować na bieżąco, co umożliwia klientowi regularne korzystanie z nowych funkcjonalności produktu.

Zasada ta może być stosowana w kontekście porozumień z klientem, gdzie zgadzamy się na dostarczanie, na przykład, danej ilości postów na media społecznościowe, ale w krótszych okresach czasu. Takie podejście z pewnością umocni relację z naszym klientem, który będzie otrzymywał “wartość” w regularnych cyklach, pomiędzy którymi nie będzie długiej przerwy. 

 

🔸 Zasada #4 Zespoły biznesowe i deweloperskie muszą ściśle ze sobą współpracować w codziennej pracy przez cały czas trwania projektu.

Agile kładzie duży nacisk na ścisłą współpracę między tymi, którzy stawiają wymagania, a tymi, którzy te wymagania realizują. Zapewnia to ciągłą komunikację i jeszcze lepsze dostosowanie produktu do potrzeb klienta.

Dlatego nie tylko istotne jest poznanie oczekiwań danej firmy, z którą agencja współpracuje, ale równie regularne weryfikowanie początkowych założeń

 

🔸 Zasada #5 Twórzcie projekty wokół zmotywowanych ludzi. Zapewnijcie im potrzebne warunki oraz wsparcie i zaufajcie, że wykonają powierzone zadanie.

Zwinność opiera się na zaufaniu do ludzi. Pracownik jest efektywny, jeśli to zaufanie występuje, ale także, gdy ma odpowiednie środowisko i narzędzia do tego, by wykonywać pracę w jak najlepszy sposób. Jest to wyzwanie, ale także obowiązek osób zarządzających firmami.

Warto regularnie badać satysfakcję pracowników w swojej agencji. Jeśli zbudujemy atmosferę, w której ufamy sobie nawzajem, łatwiej nam będzie w ramach takich badań uzyskać wiarygodne odpowiedzi. Samo miejsce pracy również może pozytywnie bądź negatywnie wpływać na satysfakcję pracowników, dlatego warto o nie zadbać. 

 

🔸 Zasada #6 Najbardziej efektywnym sposobem przekazywania informacji w zespole deweloperskim jest rozmowa twarzą w twarz.

Komunikacja odgrywa kluczową rolę. Bezpośrednie rozmowy pozwalają szybko i skutecznie uzyskać informacje niezbędne do usprawnienia działań lub rozwiązania problemów.

W świecie zdominowanym przez pracę zdalną warto regularnie organizować spotkania w biurze, gdzie cały zespół agencji będzie miał możliwość bezpośredniej rozmowy i dyskusji na temat aktualnej sytuacji w firmie czy postępów nad projektem. Istotą tych spotkań jest także integracja i wzmacnianie więzi pomiędzy członkami zespołu

 

🔸 Zasada #7 Działające oprogramowanie jest podstawową miarą postępu.

Postęp można zdefiniować poprzez wartość dostarczoną naszemu ostatecznemu odbiorcy – klientowi lub użytkownikowi danego produktu.

Zamiast oceniać postęp jedynie na podstawie ilości wykonanej pracy, skupmy się na mierzalnych rezultatach i wpływie naszych działań na cele biznesowe klienta. Możemy to mierzyć np. poprzez widoczność w mediach społecznościowych, liczbę zaangażowanych użytkowników, ilość pozytywnych komunikatów prasowych itp.

 

🔸 Zasada #8 Procesy zwinne umożliwiają zrównoważony rozwój. Sponsorzy, deweloperzy oraz użytkownicy powinni być w stanie utrzymywać równe tempo pracy.

Powinniśmy dążyć do tego, aby praca nad projektem była zrównoważona przez cały okres jego trwania. Dzięki temu unikamy przeciążania pracowników i ryzyka niedostarczenia projektu na czas.

Zasadę tę w branży PR możemy realizować poprzez elastyczne i dostosowane do potrzeb różnych klientów procesy i praktyki. Współpraca na poziomie np. zespołu agencja-klient, powinna być zrównoważona, co oznacza, że tempo pracy jest w miarę stałe. Dzięki temu unikamy pośpiechu w pewnych działaniach, a także niedociągnięć, które mogłyby wynikać ze zbyt wolnego tempa. Warto pamiętać o tych aspektach już na etapie zawierania umowy z danym klientem. 

 

🔸 Zasada #9 Ciągłe skupienie na technicznej doskonałości i dobrym projektowaniu zwiększa zwinność.

Agile podkreśla, że nasza uwaga powinna być skupiona na zwiększaniu doskonałości dostarczanego produktu i dobrym projektowaniu, co umożliwia większą elastyczność i gotowość na zmiany.

W agencji PR możemy tę zasadę realizować poprzez ciągłe doskonalenie wewnętrznych procesów firmowych. Celem takich działań może być nie tylko polepszanie współpracy z klientami, ale także zwiększanie kultury samej organizacji. 

 

🔸 Zasada #10 Prostota – sztuka minimalizowania ilości koniecznej pracy – jest kluczowa.

Zwinność wymaga od nas minimalizowania strat i poszukiwania najprostszych rozwiązań, a także upraszczania tego, co możliwe.

Przy współpracy z poszczególnymi klientami warto skupić się na elementach, które przynoszą im największą wartość, jednocześnie ograniczając te, które nie są konieczne, a czasami nawet generują straty. Innym aspektem prostoty funkcjonowania branży PR może być uproszczenie wspomnianych wcześniej wewnętrznych procesów. 

 

🔸 Zasada #11 Najlepsze rozwiązania architektoniczne, wymagania i projekty pochodzą od samoorganizujących się zespołów.

Idea jest prosta – zespoły same organizują swoją pracę i posiadają wiedzę oraz umiejętności, by proponować i implementować najlepsze rozwiązania. Ten punkt wiąże się także z oddaniem w pewien sposób decyzyjności w ręce zespołów. Dzięki temu mogą one wykazywać większą innowacyjność, co z kolei umożliwia dostarczanie klientom nowatorskich i skutecznych rozwiązań

 

🔸 Zasada #12 W regularnych odstępach czasu zespół analizuje możliwości poprawy swojej wydajności, a następnie dostosowuje swoje działania do wyciągniętych wniosków.

Ciągłe doskonalenie to istota współczesnego, szybko zmieniającego się świata. Powinno się to odbywać w regularnych odstępach czasu, co umożliwi systematyczne wprowadzanie usprawnień. Jednym ze sposobów są regularne retrospektywy całych zespołów, podczas których omawiane są tematy takie jak współpraca z klientami, wewnętrzne procesy i narzędzia, czy też sposób komunikacji między członkami zespołów. Takie spotkania przynoszą widoczne rezultaty zarówno dla całej firmy, jak i klientów z nią współpracujących. 

 

Jak widać, zasady, które sprawdziły się w branży IT, bez wątpienia mogą być przydatne w branży PR. Istotne jest wprowadzanie ich stopniowo i monitorowanie ich skuteczności

Autorem wpisu jest Dawid Chudek – Scrum Master, podcaster i trener biznesu. Jak mówi o sobie „usprawniam życie firm i ludzi poprzez metody i narzędzia”.